説明の要点は３つまで - 瀬口徹税理士事務所

幣事務所では試算表についてお客様に説明をする際、要点を3つに絞ってお伝えするようにしています。
聞く側の立場に立てばせいぜい3つくらいまでが理解できる限度だと考えているためです。

月次決算資料作成ソフト

会計業界には「月次決算資料作成ソフト」というものがありまして、各社から様々なものがリリースされています。

筆者も会計事務所勤務時代に利用したことがありますが恐ろしいほどに優秀なツールです。
通常の会計システムだと数字が羅列された資料しか出力できないことが多いのですが、この「月次決算資料作成ソフト」を連動させると様々な色と図表で彩られた多種多様な資料が一瞬で作成されます。
その種類も実に豊富で数十ページに及ぶこともしばしば。
頼んでもいないのに経営診断までしてくれます。

「AI」という言葉が一般的でない時代でしたが、まさにその先駆け的なツールでした。

この資料を使ってお客様に説明しようというのが当時の事務所の方針だったのですが、筆者はこれを積極的に利用しようとは思えませんでした。
この数十ページにわたる素晴らしい出来栄えの資料をお示ししたところで、果たしてお客様は理解できるだろうか？
心から喜んでくれるだろうか？

甚だ疑問に感じていました。

理解してもらわなければ意味がない

説明というものは相手に理解してもらわなければ意味がありません。

社長は経営のプロですから、その分野については我々が謙虚にお話を伺います。
しかし税務会計や経理については私たちが専門です。
専門家が一般人に説明するわけですから、分かりやすく説明することを最優先に心掛ける必要があります。

一度の説明で素人が理解でき後々まで記憶に残るのは3つほどの論点が限度でしょう。
専門外のことについて自分が説明を受ける場合、せいぜいそれくらいのものだと思います。
あれやこれやと沢山説明されても理解できませんよね。

聞いている側に理解してもらえなければ一生懸命説明したところで何の意味もないのです。
可能な限り論点を絞り、理解しやすく説明することが重要です。

要点を絞ることは自己鍛錬にもなる

なお説明の要点は3つに絞るのがベストです。

なぜなら3というのはきりが良く日本人が好きな数字だから。
日本には3にまつわる諺や格言がたくさんあります。

三日天下
三日坊主
石の上にも三年
三度目の正直
三人寄れば文殊の知恵
早起きは三文の徳
駆けつけ三杯
三つ子の魂百まで
世の中は三日見ぬ間の桜かな

このように日本人は3という数字に馴染みがあり、3という数字が大好きなようです。
「3」にこだわることには幾分かの意味があるように思います。

知識が豊富な分野について説明するとき、私たちはえてして多くのことを語りたがります。
しかし言いたいことがたくさんあったとしても、重要度が優先される事項を絞って効果的に相手に伝達することは常に心掛けておくべきでしょう。
それは自身の「選別する力」「余計なものを削る力」「優先順位を付ける力」を鍛錬することにもつながります。